“ระบบลอจิสติกส์” หัวใจความสำเร็จของ “ออฟฟิศเมท”

หากคิดถึง “เครื่องใช้สำนักงาน” เชื่อแน่ว่าหลายคนคงจะคิดถึง “ออฟฟิศเมท” ผู้ขายสินค้าเครื่องใช้สำนักงานที่ส่งตรงถึงบริษัท หรือบ้านคุณด้วยสโลแกนการตลาดการันตีคุณภาพว่า “ส่งถึงคุณในวันถัดไป” (สำหรับ 10 จังหวัดรอบกรุงเทพฯ) อย่างแน่นอน

แม้ว่าจะมีสินค้าที่อยู่ในคลังกว่า 20,000 รายการจากซัพพลายเออร์กว่า 400 ราย และต้องจัดส่งให้กับฐานลูกค้าที่มีอยู่ราว 100,000 ราย โดยเป็นลูกค้าองค์กร 80,000 รายและลูกค้าทั่วไป 20,000 ราย แต่ “ออฟฟิศเมท” ก็สามารถจัดส่งสินค้าที่มีความหลายหลายตามใบสั่งซื้อที่เข้ามาเฉลี่ยประมาณวันละ 1,500 ใบสั่งซื้อต่อวัน ได้อย่างถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วย และตรงเวลา คุณภาพการบริการเช่นนี้เป็นจุดเด่นที่แม้จะมีผู้ขายสินค้าประเภทเดียวกันแต่ไม่สามารถชิงตำแหน่งเจ้าตลาดการขายเครื่องใช้สำนักงานออนไลน์แบบไม่มีหน้าร้านของ “ออฟฟิศเมท” ไปได้

วรวุฒิ อุ่นใจ กรรมการผู้จัดการ วัยสี่สิบเศษๆ ผู้บุกเบิก “ออฟฟิศเมท” มากับมือจนสามารถนำพาบริษัทเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเมื่อกลางปีที่ผ่านมา กล่าวว่า หัวใจสำคัญของธุรกิจ ขายเครื่องใช้สำนักงานออนไลน์แบบไม่มีหน้าร้านของ “ออฟฟิศเมท” คือการบริหารสินค้าคงคลังและบริหารเส้นทางการจัดส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อที่มีเข้ามาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง “เทคโนโลยีสารสนเทศ” (IT: Information Technology) เป็นตัวช่วยที่สำคัญมาโดยตลอด

บริษัทเริ่มนำระบบไอที และเริ่มพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล และระบบซอฟต์แวร์ด้านลอจิสติกส์ของตัวเองมาตั้งแต่สิบที่แล้ว โดยเริ่มต้นพัฒนาและใช้งานเพียงไม่กี่โมดูล (Module) จากนั้นก็มีการขยายการใช้งานจนครบทุกโมดูลอย่างในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบการจัดซื้อ (Procurement System) ระบบการจัดการคลังสินค้า (Stock Management) และระบบกระจายสินค้า (Delivery System)

วรวุฒิ เล่าว่า ด้วยธุรกิจที่มีหน้าร้านบนอินเทอร์เน็ตและบนหน้ากระดาษแคตตาล็อก ทำให้ความท้าทายของธุรกิจ คือ การบริหารคลังสินค้าและการจัดส่งให้สินค้าถึงมือลูกค้าได้ถูกต้องครบถ้วนในเวลาอันรวดเร็ว ซึ่งบริษัทต้องการตัวช่วยในเรื่องของการบริหารสินค้าคงในคลังกับการบริหารระบบจัดส่งสินค้า และไอทีคือคำตอบ

บริษัทตัดสินใจลงมือพัฒนาระบบซอฟต์แวร์เองตามความต้องการใช้งานเฉพาะของตนเอง ด้วยโปรแกรมมือ 40 คนทุกวันนี้บริษัทมีระบบไอทีเป็นแกนหลักสำคัญในการทำให้กระบวนการทำงานของบริษัทไหลลื่นต่อเนื่องแบบอัตโนมัติ เริ่มตั้งแต่ ระบบการจัดซื้อ ระบบจะตรวจสอบดูว่าในคลังสินค้าสินค้าใดลดน้อยลงจนถึงขีดที่ต้องสั่งสินค้าเข้ามาสต็อกเพิ่มบ้าง ทั้งนี้บริษัทกำหนดให้คลังสินค้าขนาด 7,200 ตารางเมตรต้องสต็อกสินค้าได้ไม่เกิน 30 วันขาย ทำให้ระบบต้องคำนวณขนาดพื้นที่ ประเภทสินค้า และปริมาณการขายเพื่อใช้ในการสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์เข้ามาเก็บไว้ที่สต็อก

จากนั้นบริษัทก็มีระบบการบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งเชื่อมโยงกับระบบการขายสินค้าของบริษัท นั่นคือ ทุกครั้งที่มีการขายเกิดขึ้น ณ หน้าร้านออนไลน์ หรือบนแคตตาล็อก รายละเอียดคำสั่งซื้อจะเข้ามาตัดสต็อกเองอัตโนมัติ ทำให้ระบบสินค้าคงคลังของบริษัทมีความเป็นปัจจุบันสูงมาก

นอกจากนี้ บริษัทยังเก็บข้อมูลรายงานการขายเพื่อวิเคราะห์ประเภทสินค้าขายดี หรือสินค้าที่มีการหมุนเวียนเร็ว เพื่อออกแบบการจัดวางสินค้าภายในคลังสินค้า เพื่อให้การเคลื่อนขนย้ายสินค้าเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็ว สิ้นเปลืองพลังงานน้อยที่สุด อาทิ สินค้าที่มีการหมุนเวียนเร็วจะอยู่ใกล้กว่าสินค้าที่หมุนเวียนช้า เป็นต้น

ระบบต่อมาคือ ระบบการจัดส่งสินค้า ในส่วนนี้บริษัทมีการติดอุปกรณ์ GPS (Global Positioning System) ไว้ที่รถขนส่งสินค้าทั้ง 65- 70 คันที่ต้องวิ่งส่งสินค้าในแต่ละวัน โดยรถแต่ละคันมีภารกิจต้องส่งสินค้าโดยเฉลี่ยคันละ 35 จุดต่อวัน โดยรถแต่ละคันขนส่งสินค้าที่มีมูลคาโดยเฉลี่ยประมาณ 90,000-100,000 บาทต่อวัน ดังนั้น การติด อุปกรณ์ GPS ในรถทุกคันนอกจากจะช่วยเรื่องของความปลอดภัยของสินค้าแล้วยังช่วยเรื่องการทำ Real Time Tracking เพื่อตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่ารถแต่ละคันวิ่งอยู่เส้นทางใดและอยู่  ณ จุดใดบ้าง นอกจากนี้ ระบบยังเก็บข้อมูลเส้นทางที่รถแต่ละคันวิ่งส่งสินค้าให้ลูกค้าตามทุกต่างๆ เพื่อมาคำนวณ วิเคราะห์ และออกแบบเส้นทางขนส่งสินค้าที่ดีที่สุด คือ เส้นทางที่ใกล้ที่สุด เส้นทางที่สะดวกที่สุด เพื่อลดเวลาและปริมาณน้ำมันในการส่งสินค้าในแต่ละเที่ยวลงได้เป็นอย่างดี

“ระบบไอทีทำให้เราสามารถบริหารการขนส่งสินค้าได้มีประสิทธิภาพ เราสามารถรักษาคุณภาพการจัดส่งสินค้าในเวลาที่เราการันตีกับลูกค้าได้ สามารถส่งสินค้าที่มีความหลากหลายให้ถึงมือลูกค้าได้อย่างครบถ้วนถูกต้องแม่นยำ และเราสามารถลดต้นทุนการบริหารจัดการ ลดต้นทุนค่าน้ำมันลดลง เดิมก่อนมีระบบไอทีใช้งานเต็มรูปแบบอย่างนี้ เราต้องใช้รถถึง 80 คัน เพื่อรองรับการส่งสินค้า 1,200 คำสั่งซื้อต่อวัน แต่ตอนนี้เราใช้รถแค่ 65-70 คันรองรับปริมาณคำสั่งซื้อ 1,500 คำสั่งซื้อต่อวัน”

ด้วยระบบงานที่มีประสิทธิภาพเช่นนี้ทำให้ผลประอบการของบริษัทตลอด 8 ปีที่ผ่านมาเติบโตต่อเนื่องราว 35-50 เปอร์เซ็นต์ต่อปี โดยเพิ่งมาเติบโตลดลงในปีที่ผ่านมา เนื่องจากเศรษฐกิจโดยรวมถดถอยและปัญหาทางการเมือง ซึ่งกระทบต่อธุรกิจบ้าง แต่ก็มีการเติบโตอยู่ราว 15 เปอร์เซ็นต์ โดยในปีนี้คาดว่าบริษัทจะสามารถเติบโตได้ราว 20 เปอร์เซ็นต์

วรวุฒิ กล่าวว่า ปีหน้าบริษัทจะมีการอัพเกรดระบบไอทีครั้งใหญ่ โดยมีเป้าว่าต้องลดต้นทุนของการส่งสินค้าจากเดิมที่ต่ำอยู่แล้ว คือ ราว 2.5-2.8 เปอร์เซ็นต์ของยอดขาย ให้ลดลงเหลือไม่เกิน 2 เปอร์เซ็นต์ของยอดขาย