ด้วยความเป็นผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็กที่มีรายได้หลักจากการรับจ้างผลิตสินค้าอัญมณีตามความต้องการของลูกค้าจากต่างประเทศ ครั้นเมื่อสภาพตลาดอัญมณีโลกเริ่มเปลี่ยนและมีคู่แข่งที่เป็นผู้รับจ้างผลิตจากจีนเข้ามาแย่งลูกค้าด้วยกลยุทธ์ราคาที่ต่ำกว่า  ทำให้ผู้ประกอบการอัญมณีไทยอย่าง บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัด ต้องปรับกระบวนท่าทางธุรกิจอย่างมากจนกระทั่งกลับมาแข่งขันในตลาดอัญมณีโลกได้อย่างสง่างามอีกครั้งหนึ่ง…ซึ่งเบื้อหลังของความสำเร็จครั้งนี้เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือไอที (IT: Information Technology) มีบทบาทอย่างมาก…..

จากคำบอกเล่าของผู้บริหารวัย 27 ปีอย่าง ธันยพร เชี่ยวหัตถ์พงษ์ ผู้จัดการฝ่ายการตลาดและส่งออก ทายาทรุ่นสองที่เข้ามาบริหารกิจการพบว่า บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัด ผู้ผลิตอัญมณีไทยขนาดกลางโดนแรงกดดันจากการแข่งขันที่รุนแรงจนรายได้ถดถอยต่อเนื่อง ทำให้บริษัทต้องตัดสินใจปรับกลยุทธ์ธุรกิจจาการรับจ้างผลิตตามคำสั่งซื้อของลูกค้า มาเป็นการออกแบบเครื่องประดับด้วยดีไซน์ที่โดดเด่นของตนเองแล้วนำไปเสนอขายให้ลูกค้าแทน ซึ่งด้วยกลยุทธ์ดังกล่าวธันยพรเชื่อว่าจะสามารถช่วยให้บริษัทพอจะมียอดสั่งซื้อเข้ามาทดแทนส่วนที่หายไป

ไอที…ตัวช่วยสำคัญในกระบวนการผลิตที่เปลี่ยนไป

เมื่อปรับทิศธุรกิจจากการผลิตในลักษณะ Mass Production มาสู่การผลิตที่เน้นดีไซน์ (Design-based Production) ทำให้ประบวนการทำงานในขั้นตอนของการผลิตมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น ทั้งเรื่องของขั้นตอนการทำงาน รวมถึงปริมาณของวัตถุดิบที่ต้องบริหารจัดการ ทำให้ธันยพรต้องมองหาตัวช่วยนั่นก็คือระบบไอที ซึ่งได้เข้ามามีบทบาทในการช่วยให้ระบบการผลิตที่เป็นหัวใจของธุรกิจ บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบไอทีที่เธอนำมาใช้ ก็คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรหรืออีอาร์พี (ERP: Enterprise Resource Planning) ระบบดังกล่าวได้เข้ามาช่วยในกระบวนการผลิตตั้งแต่ต้นจนจบ คือ ตั้งแต่การบริหารจัดการระบบสต็อกวัตถุดิบ ไปจนถึงระหว่างกระบวนการผลิตที่ขั้นตอนการผลิต

“ตอนแรกที่หันมาเน้นงานดีไซน์ เพียงแค่ต้องการให้บริษัทมีงาน มีคำสั่งซื้อเข้ามา หลังจากที่ลูกค้าเริ่มหนีไปหาคู่แข่งที่ราคาต่ำกว่า พอเรามาทำชิ้นงานดีไซน์ ปรากฏว่าได้รับการตอบรับอย่างดีมากจากลูกค้าอีกกลุ่ม ซึ่งเป็นกลุ่มใหม่ของเราเลย ยอดสั่งซื้อเข้าหลั่งไหลเข้ามาอย่างมากมาย จนเราคิดว่าเราต้องปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในบริษัทด้วยการนำเอาระบบไอทีเข้ามาใช้”

เนื่องจากเดิมตอนที่บริษัทยังรับจ้างผลิตในปริมาณมาก แบบของเครื่องประดับจะมีไม่มาก ทำให้การเตรียมวัตถุดิบและการผลิตเป็นไปอย่างไม่ซับซ้อน คือ ผลิตปริมาณมากในจำนวนแบบที่น้อย อาทิ ผลิต 10 แบบๆ ละ 1,000 ชิ้น เปลี่ยนเป็นผลิตแบบละไม่กี่ชิ้น แต่จำนวนแบบเพิ่มขึ้นตามการออกแบบของดีไซน์เนอร์ อาทิ ออร์เดอร์ละ 30-40 แบบๆ ละ 5-6 ชิ้น ดังนั้น และในแต่ละแบบก็จะมีความซับซ้อนของชิ้นงานมากขึ้นมากเพราะเป็นงานดีไซน์ การทำงานของกระบวนการผลิตจึงเริ่มมีขั้นตอนมากขึ้นและมีความหลากหลายของวัตถุดิบมากขึ้น วัตถุดิบที่ใช้มีปริมาณของชนิดเพิ่มมากขึ้น

“อย่างเมื่อก่อนแหวนหนึ่งวงใช้พลอยอย่างมาก 10 เม็ด ออร์เดอร์เข้ามา 1,000 ชิ้น ก็เตรียมพลอยแค่ 10,000 เม็ด แต่พอเป็นงานแฟชั่น อาทิ กำไลบางชิ้นต้องใช้พลอยถึง 1,000 เม็ด คละกัน 10 สี 10 ไซน์ ช่างที่ต้องเตรียมวัตถุดิบ เดิมใช้วิธีเขียนลงกระดาษ แล้วไปเบิกของมาผลิต ก็ทำงานยากขึ้นและช้าลง”

ด้วยระบบ ERP บริษัทสามารถมีระบบบริหารทรัพยากรในการผลิตซึ่งก็คือวัตถุดิบที่อยู่มากกว่า 10,000 ชนิด ได้แก่เพชร พลอย และหิน ในขนาด สีและเฉด รูปร่าง และคุณภาพ ที่แตกต่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบอีอาร์พีนี้ช่วยให้ บริษัทสามารถเห็นสถานะของสต็อกแบบเรียลไทม์ ทำให้รู้ว่าวัตถุดิบตัวไหนที่ต้องสั่งเพิ่มบ้าง หรือต้องเตรียมสั่งเพิ่มเมื่อใด เมื่อระบบคอมพิวเตอร์คำนวณให้จากปริมาณออร์เดอร์ที่เข้ามา

“ถ้าเป็นเมื่อก่อนเรามีวัตถุดิบชนิดใดบ้างเหลืออยู่ในสต็อกในปริมาณเท่าใด เราก็ไม่รู้เพราะว่าไม่ได้ตรวจสอบ เราก็สั่งเพิ่มเข้ามา ผิดบ้าง ถูกบ้าง ทำให้สต็อกวัตถุดิบของเราบางชนิดก็บวม บางชนิดก็ขาด ปัจจุบันระบบจะคำนวณให้เราทันทีเลยว่าเหลือสต็อกอย่างละเท่าไร เพราะทุกครั้งที่แต่และแผนกเบิกวัตถุดิบไประบบจะทำการตัดสต็อกให้ทันที”

นอกจากนี้ ระบบดังกล่าวยังเข้ามาช่วยตรวจสอบอัตราการสูญเสียของวัตถุดิบในระหว่างการผลิต ซึ่งแต่เดิมนั้น ผู้บริหารไม่สามารถตรวจสอบได้เลยว่ามีปริมาณการสูญเสียวัตถุดิบต่อออร์เดอร์หนึ่งๆ เป็นจำนวนเท่าใด เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างจดบันทึกลงกระดาษของแต่ละส่วนงานและไม่มีการตรวจสอบย้อนกลับและตรวจสอบข้ามส่วนงาน เนื่องจากต้องใช้เวลามาก  ปัจจุบันระบบอีอาร์พีนี้ช่วยให้ผู้บริการรู้ได้ทันทีว่าในแต่ละออร์เดอร์นั้นมีปริมาณการสูญเสียมากน้อยเพียงใด

โครงการ ECIT…โอกาสของ SME ไทยได้ใช้ไอที

อาจกล่าวได้ว่า หากไม่มี “โครงการพัฒนาความสามารถในการแข่งขันของอุตสาหกรรมไทยด้วยเทคโนโลยี สารสนเทศ” หรือ ECIT (Enhancing SMEs Competitiveness through IT) ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัดอาจจะยังไม่มีตัวช่วยสำคัญ ธันยพร ยอมรับว่า ที่ผ่านมาเธอมองหาระบบไอทีที่จะเข้ามาช่วยเติมเต็มความสามารถในการผลิตของบริษัทแต่ทว่าระบบไอทีที่เธอพบนั้นมีราคาค่อนข้างแพงและมีความสามารถในการรองรับความยืดหยุ่นต่ำ เธอจึงยังไม่ตัดสินใจลงทุนระบบไอที จนกระทั่งเธอพบกับโครงการ ECIT ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม ที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้ค่อนข้างครบเธอจึงตัดสินในเข้าร่วมโครงการเมื่อปีที่ผ่านมาโดยใช้ระบบอีอาร์พีที่ชื่อว่า Double M JeGe’++ 2 ซึ่งเป็นของบริษัทผู้ให้บริการคือ บริษัท ดับเบิล เอ็ม เทคโนโลยี แมเนจเม้นท์ จำกัด

อภิรักษ์ เชียงเจริญ กรรมการผู้จัดการสายงานพัฒนาธุรกิจ บริษัท ดับเบิล เอ็ม เทคโนโลยี แมเนจเม้นท์ จำกัด กล่าวว่า โปรแกรม ERP สำหรับอุตสาหกรรมอัญมณีและเครื่องประดับสามารถตอบสนองความต้องการในการบริหารจัดการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพการผลิตสูงขึ้นได้กว่า 20 เปอร์เซ็นต์ ทั้งการบริหารทรัพยากรของบริษัท ลำดับการรับออร์เดอร์ลูกค้า การวางแผน และควบคุมกระบวนการผลิต การประเมินราคา การคำนวณวัตถุดิบก่อนผลิต ไปจนถึงการส่งมอบและติดตามผล ที่สำคัญจะทำให้ผู้ผลิตสามารถควบคุมวัตถุดิบสูญเสียที่ใช้ในการผลิตได้อย่าง แม่นยำ ควบคุมประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างถูกต้อง

คุณสมบัติเด่นของโปรแกรม Double M JeGe’++ 2 คือ ใช้งานง่ายด้วยเมนูในการเรียกใช้งานได้ 2 ภาษา คือภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ราคาเหมาะสมซึ่งถูกกว่าซอฟต์แวร์แบบเดียวกับจากต่างประเทศ ทำให้ผู้ผลิตอัญมณีไทยกล้าลงทุน

บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัดเป็นหนึ่งในเอสเอ็มอีที่เข้าร่วมโครงการดังกล่าว จึงสามารถใช้บริการซอฟต์แวร์ของไทยที่คัดเลือกโดยกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม ทำให้สามารถลดต้นทุนด้านลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ลดการจัดซื้อเครื่องแม่ข่าย ลดการจ้างพนักงานดูแลด้านระบบไอที ซึ่งคิดเป็นมูลค่าประมาณ 4 แสนบาท ที่ผ่านมาบริษัทสามารถใช้ซอฟต์แวร์ได้ฟรีในระยะเวลา 1 ปี โดยในปีต่อไปจะเสียค่าเช่ารายเดือนพร้อมบำรุงรักษาเองเพราะระบบ ERP ภายใต้โครงการ ECIT นั้นใช้แนวความคิดการใช้ซอฟต์แวร์ผ่านระบบ ASP (Application Service Provider) หรือการใช้โปรแกรมผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

ธันยพรกล่าวว่า โครงการ ECIT เป็นโครงการที่ดีและมีประโยชน์อย่างมาก ซึ่งในปีนี้บริษัท เกรซ ออฟ อาร์ท จำกัดจะต้องควักกระเป๋าจ่ายค่าเช่าใช้ซอฟต์แวร์และค่าดูแลระบบเองก็ตาม เธอบอกว่านับว่าคุ้มค่าต่อการลงทุนอย่างมากเพราะการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวนี้นำมาซึ่งประสิทธิภาพของการผลิตที่ดีอย่างเห็นได้ชัด ปัจจุบัน Grace of Art ไม่เพียงแต่ได้ออร์เดอร์จากลูกค้าในต่างประเทศกลับมาอย่างล้นหลาม แต่ยังได้เปิดตลาดใหม่ในประเทศด้วยแบรนด์สินค้าของตนเอง ได้แก่ Sandy และ Ta Tiara อีกด้วย

ธันยพร กล่าวว่า ปัจจุบันสัดส่วนรายได้ของบริษัทอยู่ที่การส่งออกอยู่ที่ 80 เปอร์เซ็นต์ และรายได้จากตลาดในประเทศ 20 เปอร์เซ็นต์ และรายได้โดยรวมมีการเติบโตราว 15-20 เปอร์เซ็นต์ ต่อเนื่องมา 2 ปีหลังจากที่บริษัทเปลี่ยนกลยุทธ์มาเน้นงานดีไซน์ เธอยอมรับว่าหากไม่มีระบบไอทีซึ่งเป็นผู้ช่วยสำคัญแล้วเธอคงไม่สามารถฝ่าวิกฤติธุรกิจมาได้อย่างเช่นในปัจจุบัน……